TUPOKSI SEKRETARIAT

Dalam pelaksanaan Tugas Kepala Dinas dibantu oleh :

Bagian Sekretariat, dipimpin oleh seorang Sekretaris, mempunyai tugas pokok merencanakan, Operasionalisasi, memberi tugas, memberi petunjuk, mengatur, mengevaluasi dan Melaporkan penyelenggaraan tugas kesekretariatan, meliputi urusan umum dan Kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan pelaporan serta pengelolaan keuangan. Dalam melaksanakan tugas pokok bidang Sekretariat menyelenggarakan fungsinya sebagai berikut :

1. Penyusunan program teknis administrasi kepegawaian, administrasi keuangan, perencanaan pelaporan dan urusan rumah tangga;
2. Penyelenggaraan program administrasi umum; Pembinaan, pengkoordinasi, pengendali, pengawas program., kegiatan Subagian serta menjalankan penyelenggaraan evaluasi program dan kegiatan;
3. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tupoksi sekretariat.

Adapun Rincian Tugas Pokok Bidang Sekretaris yang dimaksud antara lain :

1. Merencanakan oprasionalisasi pengelolaan Administrasi Umum dan Kepegawaian, perencanaan dan pelaporan, serta keuangan;
2. Mempelajari, menelaah peraturan perundangan dan naskah dinas dibidang tugasnya;
3. Melaksanakan koordinasi dengan kepala bidang dalam melaksanakan tugas;
4. Melaksanakan urusan umum, kepegawaian, keuangan, surat-menyurat, Inventarisasi dan perlengkapan Perencanan dan pelaporan serta rumah tangga Dinas;
5. Menyelenggarakan perawatan/pemeliharaan perlengkapan peralatan Dinas;
6. Merencanakan pelaksanaan pelayanan terhadap kebutuhan peralatan/perlengkapan Dinas; Melaksanakan penyusunan bahan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Dinas dan Penetapan Kinerja Dinas ;

• Menilai prestasi kerja bawahan sebagai bahan pertimbangan dalam pengembangan karier;
• Memberikan pertimbangan/kajian teknis kepada atasan;
• Mengevaluasi tugas yang diberikan kepada kepala subagian;
• Menyusun laporan hasil kegiatan;
• Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya;

Bidang Sekretariat terdiri dari 3 (tiga) Sub Bagian yaitu :
1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, dipimpin oleh seorang kepala subagian mempunyai tugas pokok merencanakan operasionalisasi, memberi tugas, memberi petunjuk, mengatur, mengevaluasi dan melaporkan kegiatan administrasi umum dan kepegawaian. Adapun dalam melaksanakan Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Subagian Umum antara lain :

1. Penyusunan rencana kerja subagian;
2. Pelaksanaan program kerja subagian;
3. Pelaksanaan pembinaan, pengkoordinasian, pengendalian, dan pengawasan dalam lingkup Subagian; dan Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya;

Adapun Rincian Tugas Pokok Kepala Sub Bagian Umum adalah sebagai berikut :

1. Menyusun rencana operasionalisasi program kerja Subagian;
2. Mengendalikan surat masuk dan surat keluar, arsip, kegiatan pengetikan, administrasi barang dan perlengkapan dinas, pelaksanaan administrasi penggunaan dan pemakaian kendaraan;
3. Melaksanakan pengaturan urusan rumah tangga;
4. Melaksanakan tugas humas dan protokoler dinas, mengumpulkan, mengelola, dan menyimpan data kepegawaian dinas;
5. Mempersiapkan rencana kebutuhan pegawai dinas dan bahan usulan kenaikan pangkat, gaji berkala pegawai., penyiapan bahan dan data pegawai yang akan mengikuti pendidikan pelatihan kepegawaian;
6. Mempersiapkan bahan pemberhentian, teguran pelanggaran disiplin, pensiun dan surat cuti pegawai dinas dan Melaksanakan pengelolaan perpustakaan Dinas;
7. Melaksanakan, pengurusan, pengadaan, penyimpanan, perlengkapan dinas;
8. Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan gedung kantor, perlengkapan & kendaraan dinas;
9. Menyelenggarakan administrasi kepegawaian meliputi penempatan, kenaikan pangkat, gaji berkala dan administarsi pensiun;
10. Membuat laporan kepegawaian dan Daftar Urutan Kepangkatan (DUK) dan bahan pembuatan DP-3 setiap pegawai;
11. Memberikan pertimbangan /kajian teknis kepada atasan;
12. Mengevaluasi hasil program kerja Subagian dan Menyusun laporan hasil kegiatan Subagian;
13. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.

2. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan, dipimpin oleh seorang kepala subagian mempunyai tugas merencanakan operasionalisasi kerja, memberi tugas, member petunjuk, mengatur, mengevaluasi dan melaporkan tugas di bidang perencanaan dan pelaporan. Dalam menyelenggarakan tugas dalam pelaksanaan perencanaan Program, Evaluasi dan Pelaporan mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Penyusunan rencana kerja subagian;
2. Pelaksanaan program dan kegiatan subagian;
3. Pelaksanaan pembinaan, pengkoordinasian, pengendalian, dan pengawasan dalam lingkup Subagian; dan Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya;

Adapun Rincian Tugas Pokok yang dimaksud sebagai berikut :

1. Menyusun rencana operasionalisasi keg. kerja Subagian sesuai kebijakan sekretariat;
2. Mengendalikan & menyiapkan rencana sbg bahan lap. bulanan, triwulan & tahunan;
3. Mengumpulkan dan mengolah data laporan hasil kegiatan dinas;
4. Melaksanakan pengumpulan,pengolahan,penganalisaan, penyajian data serta informasi Dinas;
5. Melaksanakan penyusunan bahan Rencana Strategis (RENSTRA) Dinas;
6. Melaksanakan monitoring dan evaluasi kegiatan dinas;
7. Melaksanakan penyiapan bahan dan penyusunan RKA dan DPA Dinas;
8. Melaksanakan Penyusunan bahan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Dinas dan Penetapan Kinerja Dinas;
9. Mendistrbusikan tugas dan memberi petunjuk kepada staf memberikan pertimbangan /kajian kepada atasan;
10. Melaksanakan inventarisasi permasalahan penyelenggaraan program dan kegiatan;
11. Membuat laporan hasil kegiatan Subagian; dan
12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.

3. Sub Bagian Keuangan, dipimpin oleh seorang kepala subagian mempunyai tugas merencanakan operasionalisasi, memberi petunjuk, memberi tugas, menyelia, mengatur, mengevaluasi dan melaporkan urusan keuangan, kegiatan kebendaharawanan dalam rangka pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD); Dalam melaksankan tugas pokok menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :

1. Penyusunan rencana program kerja subagian;
2. Pelaksanaan program dan kegiatan subagian;
3. Pelaksanaan pembinaan, pengkoordinasian, pengendalian, dan pengawasan dalam lingkup Subagian; dan Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.

Adapun Rincian Tugas Pokoknya yang dimaksud sebagai berikut :

1. Menyusun rencana operasionalisasi prog. kerja Subagian sesuai kebijakan sekretariat;
2. Membuat daftar usulan kegiatan;
3. Membuat daftar gaji dan melaksanakan penggajian;
4. Menyiapkan proses administrasi terkait dengan penatausahaan keuangan daerah sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
5. Menyiapkan pembukuan setiap transaksi keuangan pada buku kas umum;
6. Melaksanakan perbendaharaan keuangan dinas;
7. Melaksanakan Pengendalian pelaksanaan tugas pembantu pemegang kas;
8. Mengajukan SPP untuk pengisian kas, SPP beban tetap dan SPP gaji atas persetujuan pengguna anggaran (kepala satuan kerja perangkat daerah/lembaga teknis daerah yang ditetapkan sebagai pengguna anggaran dengan keputusan Bupati);
9. Memeriksa pembayaran gaji SKPP pegawai yang mutasi;
10. Mendistribusikan uang kerja kegiatan kepada pemegang kas kegiatan sesuai dengan jadwal kegiatan atas persetujuan pengguna anggaran;
11. Melaksanaan kegiatan meneliti, mengoreksi dan memaraf Surat Pertanggungjawaban (SPJ) atas penerimaan dan pengeluaran kas beserta lampirannya dan laporan bulanan;
12. Mendistribusikan tugas dan memberi petunjuk kepada staf;
13. Memberikan pertimbangan/kajian teknis kepada atasan;
14. Melaksanakan inventarisasi permasalahan penyelenggaraan program dan kegiatan;
15. Membuat laporan hasil kegiatan Subagian; dan
16. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya;